Administrative & project assistant

Lo que necesitas saber

Estado

La oferta sigue publicada en su fuente oficial, pero no indica hasta cuándo puedes apuntarte. Puede cerrarse en cualquier momento.

Jornada

Jornada completa (¿qué significa?)?

Trabajar las horas habituales de una semana completa (normalmente unas 40 horas).

Contrato

Contracte laboral temporal (12 mesos) (¿qué significa?)?

Contrato con fecha de fin, por ejemplo para unos meses o una temporada.

Salario

1600 € – 2000 € (según la oferta; no indica si es al mes o al año)

Experiencia

Experiència 1 anys. • Experiència amb eines de facturació o comptabilitat. • Experiència prèvia en empreses de serveis professionals (professional services). • Experiència en entorns internacionals. • Experiència en administració, gestió de factures o suport administratiu a projectes.. Competències / coneixements: Formació en Administració i Finances, gestió empresarial o similar. Coneixement d’eines de gestió de projectes. Capacitat per proposar millores pràctiques en els processos administratius. Requisits imprescindibles Bon nivell d’anglès oral i escrit, amb capacitat per comunicar-se amb autonomia amb els companys internacionals i treballar amb documentació en anglès. Bon domini d’Excel o eines equivalents i de les eines ofimàtiques habituals. Capacitat d’organització, priorització i seguiment de diverses tasques. Rigor en el tractament de dades i documentació, i discreció amb la informació confidencial. Bona comunicació interna i capacitat de treballar amb un equip distribuït en

Requisitos (¿qué significa?)?

Lo que piden para poder presentarte: experiencia, estudios, carné de conducir, idiomas…

anglès (parlat Mitjà, escrit Superior)

Descripción de la oferta

Muchas ofertas de Cataluña están en catalán. Si no lo entiendes, usa el traductor de tu navegador.

Donar suport a l’administració de l’empresa, gestionar el control de cobraments i pagaments i col·laborar en l’administració dels projectes. Inicialment, la posició serà íntegrament de back office, sense contacte directe amb els clients. Treballaràs amb l’equip intern i donaràs suport als responsables d’administració i de projecte. La dedicació es distribuirà aproximadament en tres àrees: un terç administració general, un terç cobraments i pagaments i un terç suport administratiu a projectes (PMO), amb flexibilitat segons les necessitats de cada moment. Responsabilitats Administració general • Preparar, revisar i mantenir actualitzada la documentació administrativa. • Controlar que l’equip registri les hores de treball dins dels terminis establerts i d’acord amb els criteris interns (compliance). • Gestionar les reserves de viatges i el seguiment de les despeses de l’equip. • Donar suport a l’organització d’esdeveniments interns i corporatius. • Gestionar la compra de marxandatge corporatiu. • Donar suport en la gestió de compres, proveïdors i serveis interns. • Fer seguiment de tràmits i tasques administratives pendents. Gestió de cobraments i pagaments • Preparar i emetre les factures de clients segons les condicions acordades i les indicacions internes. • Revisar les factures de proveïdors i coordinar-ne la validació interna. • Mantenir actualitzat el control de factures, venciments, cobraments i pagaments. • Comprovar els cobraments rebuts i identificar els imports pendents o vençuts. • Preparar informes de seguiment de cobraments i comunicar les incidències al responsable intern perquè en gestioni el contacte amb el client. • Preparar les propostes de pagament per a la seva aprovació. • Coordinar-se amb comptabilitat o amb la gestoria per facilitar la documentació necessària i resoldre discrepàncies. Administració de projectes i suport PMO • Mantenir actualitzades les dades, la documentació i les eines de seguiment dels projectes. • Actualitzar el seguiment de tasques, terminis i fites a partir de la informació facilitada pels responsables de projecte. • Consolidar les hores registrades i les dedicacions per projecte. • Recollir i preparar informació per als informes interns de seguiment. • Preparar les dades i els justificants necessaris per a la facturació dels projectes. • Detectar informació incompleta o discrepàncies i gestionar-ne la correcció amb l’equip intern. • Donar suport als responsables de projecte en el seguiment administratiu dels projectes.